Een instructie die aankomt, in 36 talen: wat de praktijk leert

"Onze schoonmakers werken bij klanten, niet bij ons op kantoor." Met die zin vat Markku Weingärtner, commercieel directeur van schoonmaakbedrijf Novon, een probleem samen dat ieder schoonmaakbedrijf kent. Je medewerkers zitten verspreid over honderden locaties, je ziet ze zelden, en ze spreken samen tientallen talen. Hoe vertel je ze dan iets — en hoe weet je dat het is aangekomen?

Meer dan een praktisch probleem

De Arbowet verplicht werkgevers ervoor te zorgen dat medewerkers "doeltreffend worden ingelicht" over hun werk en de risico's ervan. De wet schrijft geen taal voor, maar doeltreffend betekent wel: begrepen. De Onderzoeksraad voor Veiligheid waarschuwde in 2025 dat taalbarrières ertoe kunnen leiden dat veiligheidsinstructies niet goed worden begrepen.

Het voorbeeld van Novon

Novon, met volgens de case zo'n 2.800 medewerkers en 51 nationaliteiten, koos voor video in de eigen taal. Het bedrijf liet een AI-kloon maken van Weingärtner zelf: een digitale versie die elke tekst kan uitspreken. "In een paar dagen was mijn avatar klaar," vertelt hij in de case van Clonefy, het bedrijf dat de kloon maakte. "Je kunt me nu alles laten zeggen, in 36 talen zelfs."

Novon gebruikt de video's volgens de case onder meer voor het inwerken van vakantiekrachten en voor uitleg over praktische zaken. Opvallend is de nuchterheid waarmee het bedrijf ernaar kijkt. "Technologie is bij ons altijd ondergeschikt aan de mens," zegt Weingärtner. "We gebruiken het om werk makkelijker en prettiger te maken, niet om mensen te vervangen." En over zijn eigen avatar: "het is heel raar om jezelf Japans te zien praten."

Harde cijfers over het effect — minder fouten, minder verloop — geeft de case niet. Wat het voorbeeld wel laat zien, is de richting.

Wat je ervan kunt leren

Je hoeft geen AI-kloon te hebben om deze lessen toe te passen:

• Een bekend gezicht werkt. Een boodschap van iemand die medewerkers kennen, komt anders binnen dan een anonieme folder.
• Kort en één onderwerp. Eén video, één boodschap: zo gebruik je dit middel, zo meld je je ziek, zo werkt de app.
• In de eigen taal, met beeld. Laat zien wat je bedoelt; vertaal wat je zegt.
• Op de telefoon. Dat is het enige scherm dat iedere medewerker bij zich heeft.
• Controleer of het is aangekomen. Een korte vraag achteraf, of laat het voordoen.
• Houd het actueel. Een instructie die niet meer klopt, is erger dan geen instructie.

Tot slot

De techniek om iedere medewerker in de eigen taal aan te spreken is er. Maar de kern blijft hetzelfde als altijd: weten wat je wilt zeggen, het kort houden en nagaan of het begrepen is. Gebruik je AI-video? Lees dan ook wat de Europese AI-verordening daarover zegt.