E-facturatie en Peppol: wat verandert er voor schoonmaakbedrijven?

Een pdf per e-mail is geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat de software van je klant automatisch kan verwerken, vaak verstuurd via het Peppol-netwerk. Wie als schoonmaakbedrijf aan de Rijksoverheid levert, moet al e-factureren. In België is e-facturatie sinds 1 januari 2026 verplicht tussen bedrijven, Duitsland voert het stapsgewijs in, en in de hele EU wordt het vanaf 1 juli 2030 de regel bij grensoverschrijdende handel tussen bedrijven.

Voor facturen tussen Nederlandse bedrijven geldt nog geen verplichting. Het kabinet overweegt wel een brede invoering. Wat staat vast, wat nog niet, en wat kun je nu al regelen?

Wat is een e-factuur, en wat is Peppol?

Logius, dat voor de overheid de standaarden voor e-factureren beheert, is duidelijk: "Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen." Een e-factuur komt vaak rechtstreeks uit je boekhoud- of facturatiesoftware, of wordt verstuurd via een factuurportaal.

Peppol is het netwerk waarlangs die facturen gaan. De Belgische overheid vergelijkt het met een telecomnetwerk: je software maakt een beveiligde verbinding met Peppol, en je klant of leverancier is op hetzelfde netwerk aangesloten. Je sluit aan via je softwareleverancier of een dienstverlener die op Peppol is aangesloten.

De EU: ViDA en e-facturatie vanaf 2030

Het Europese pakket btw-regels voor het digitale tijdperk (ViDA) is op 11 maart 2025 vastgesteld en op 25 maart 2025 gepubliceerd. Voor e-facturatie staan in Richtlijn (EU) 2025/516 twee belangrijke data:

• Sinds 14 april 2025 mogen EU-landen e-facturatie verplicht stellen voor binnenlandse facturen van bedrijven die in hun land gevestigd zijn, zonder dat de afnemer daarmee hoeft in te stemmen.
• Vanaf 1 juli 2030 worden facturen in de regel als e-factuur uitgereikt, volgens de Europese norm. Handel tussen bedrijven in verschillende EU-landen moet dan per transactie digitaal aan de belastingdienst worden gerapporteerd. De factuur voor zulke leveringen moet uiterlijk tien dagen na de levering worden uitgereikt.

Voor binnenlandse facturen mogen lidstaten zelf kiezen of ze e-facturatie en digitale rapportage verplicht stellen.

België: sinds 1 januari 2026 verplicht

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken, via Peppol. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Wie alleen voor particulieren werkt, hoeft die facturen niet uit te reiken, maar moet e-facturen van leveranciers wel kunnen ontvangen.

Voor Nederlandse schoonmaakbedrijven met Belgische klanten is één punt belangrijk. De Belgische FOD Financiën aanvaardt dat de verplichting niet geldt voor ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, dus zonder zetel of vaste inrichting daar, ook als ze een Belgisch btw-nummer hebben. Heb je wel een vestiging in België, dan geldt de plicht ook voor jou.

Duitsland: stapsgewijs verplicht

Volgens het Duitse ministerie van Financiën (stand maart 2026) moeten Duitse bedrijven sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. Tot en met 2026 mogen ze nog andere facturen sturen, zoals papier, of een pdf als de ontvanger daarmee instemt. Voor bedrijven met een omzet tot 800.000 euro in het voorgaande jaar loopt die overgangstermijn tot eind 2027. Daarna is de e-factuur tussen Duitse bedrijven verplicht.

De regels gelden voor bedrijven met hun zetel, leiding of een betrokken vaste inrichting in Duitsland. Buitenlandse bedrijven die in Duitsland alleen voor de btw zijn geregistreerd, zonder vaste vestiging, kunnen dat op hun factuur vermelden.

Nederland: verplicht voor de Rijksoverheid, nog geen besluit voor bedrijven

Aan de Rijksoverheid factureer je al elektronisch: volgens Logius is e-factureren verplicht voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert. Ook gemeenten, provincies en waterschappen kunnen e-facturen ontvangen. De Rijksoverheid stelt eisen aan de inhoud. Volgens de Handreiking basisfactuur Rijk hoort op elke factuur een ordernummer of referentie, gaat een factuur altijd over één inkoopopdracht, en wordt een e-factuur zonder de verplichte gegevens automatisch geweigerd. Het organisatie-identificatienummer (OIN) van je opdrachtgever vraag je bij die opdrachtgever op.

Tussen bedrijven is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht. Onderzoeksbureau EY adviseerde in een rapport voor het kabinet "een brede e-facturatie en rapportage in Nederland", voor binnenlandse en grensoverschrijdende handel, onder voorwaarden. Het kabinet stuurde dat rapport op 10 maart 2026 naar de Tweede Kamer en mikte op een internetconsultatie van een conceptwetsvoorstel in het vierde kwartaal van 2026. In een brief van 1 september 2026 schreef het ministerie dat het kabinet "binnenkort meer duidelijkheid kan geven". Een besluit was op 21 september 2026 nog niet gepubliceerd.

Wat betekent dit voor schoonmaakbedrijven?

• Check je software. Vraag je leverancier of je facturen kunt versturen en ontvangen via Peppol. De Rijksoverheid ondersteunt onder meer de standaarden Peppol BIS 3 en NLCIUS.
• Werk je voor overheden? Vraag bij elke opdracht naar het ordernummer en het OIN, en controleer je KVK- en btw-gegevens op de factuur.
• Maak je facturen goed verwerkbaar. Zet per object de periode, het contract en de referentie van de klant op de factuur, zodat die automatisch kan worden gekoppeld. Dat is onze aanbeveling, geen wettelijke eis.
• Werk je over de grens? Ga na of je in België of Duitsland een vestiging hebt. Zo ja, dan gelden de lokale regels. Zo nee, vraag je klanten wat zij willen ontvangen.
• Ontvang ook digitaal. Ook je eigen leveranciers kunnen e-facturen gaan sturen. Zorg dat je die kunt verwerken.
• Volg de Nederlandse besluitvorming. Een internetconsultatie is je kans om te reageren.

Meer over het ordenen van je administratie vind je onder planning en administratie. Begin je net? Lees dan digitalisering in de schoonmaak: waar begin je.

Veelgestelde vragen

Is e-factureren in Nederland verplicht? Alleen als je aan de Rijksoverheid levert. Voor facturen tussen Nederlandse bedrijven geldt nog geen verplichting; het kabinet beraadt zich op een brede invoering.

Is een pdf-factuur per e-mail een e-factuur? Nee. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat automatisch kan worden verwerkt, zoals een factuur via Peppol.

Moet ik als Nederlands schoonmaakbedrijf in België e-factureren? Alleen als je in België gevestigd bent, met een zetel of vaste inrichting. Volgens de Belgische FOD Financiën geldt de plicht niet voor ondernemingen zonder vestiging daar, ook niet als ze een Belgisch btw-nummer hebben.

Stand van zaken: 21 september 2026.

Dit artikel is geen juridisch advies.