Inklokken met NFC of QR: controle, of juist bescherming?

"Schoonmakers werken vaak alleen, op meerdere locaties en buiten de standaard kantooruren." Zo begint softwareleverancier Klien-IT Systems een artikel over tijdregistratie, en het verklaart meteen waarom papieren urenstaten in de schoonmaak zo vaak tot discussie leiden. Niemand was erbij. Wie heeft er gelijk als de opdrachtgever zegt dat er dinsdag niet is schoongemaakt?

Hoe het werkt

Bij de ingang of in de werkkast hangt een NFC-sticker of een QR-code. De schoonmaker houdt zijn telefoon ertegen of scant de code bij aankomst en vertrek. Elke scan is, in de woorden van Klien-IT, locatiespecifiek, voorzien van een tijdstempel en direct opgenomen in het systeem. Omdat de sticker fysiek op de locatie zit, is ook vastgelegd dát iemand er was. Sommige systemen combineren het scannen met een locatiecontrole via gps; TranspaClean beschrijft dat bij het scannen meteen het juiste werkprogramma opent.

Wat het oplevert

• Geen urenbriefjes meer overtypen. De uren staan direct in de planning en kunnen door naar de salarisadministratie en de factuur.
• Minder discussie. Met de opdrachtgever over of er is gewerkt, en met de medewerker over hoeveel uren er zijn gemaakt.
• Bescherming van de medewerker. Wie kan aantonen dat hij er was, staat sterker bij een klacht. En wie alleen werkt, is voor het bedrijf zichtbaar als er iets gebeurt.

Dat laatste is het verschil tussen controle en bescherming. Het systeem legt vast wanneer en waar iemand werkt, niet hoe. Zo moet je het ook uitleggen.

Wat de privacywetgeving vraagt

Tijdregistratie is een vorm van controle op werknemers, en daar stelt de AVG voorwaarden aan. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt onder meer:

• Een grondslag. Meestal is dat een gerechtvaardigd belang. Toestemming is volgens de AP geen goede grondslag, omdat werknemers een verzoek van hun werkgever moeilijk kunnen weigeren.
• Noodzaak. Je moet je doel niet op een minder ingrijpende manier kunnen bereiken. Scannen bij aankomst en vertrek is minder ingrijpend dan iemand de hele dienst via gps volgen.
• Informeren. Medewerkers moeten weten dat er wordt geregistreerd, waarom, op welke manier en om welke gegevens het gaat.
• De ondernemingsraad. Heeft je organisatie een OR, dan heeft die instemmingsrecht bij zo'n systeem.

Zo voer je het goed in

Leg vooraf uit wat het systeem wel en niet vastlegt, in de talen die je medewerkers spreken. Gebruik de gegevens alleen waarvoor je ze hebt aangekondigd: uren en aanwezigheid. En zorg dat medewerkers hun eigen uren kunnen inzien. Een systeem dat ook in hún voordeel werkt, wordt gebruikt. Een systeem dat voelt als wantrouwen, wordt omzeild.