Duurzaam inkopen van schoonmaak: wat Ecolabel, MVI-criteria en de CO2-Prestatieladder van je vragen

Wie inschrijft op een schoonmaakaanbesteding van een gemeente, ministerie, ziekenhuis of universiteit, komt vier duurzaamheidskaders tegen: het EU Ecolabel voor schoonmaakdiensten, de Europese GPP-criteria, de Nederlandse MVI-criteria en de CO2-Prestatieladder. Ze overlappen elkaar, maar vragen elk iets anders van een schoonmaakbedrijf.

Kort samengevat: het Ecolabel is een keurmerk voor de dienst zelf, de GPP- en MVI-criteria zijn kant-en-klare teksten die inkopers in hun aanbesteding overnemen, en de CO2-Prestatieladder is een gunningscriterium dat een fictieve korting of extra punten oplevert. In alle vier de gevallen draait het om hetzelfde bewijs: welke middelen je gebruikt, hoe je doseert, hoe je personeel is opgeleid en of je kunt rapporteren.

Dit artikel zet op een rij wat elk kader vraagt, zoals het in de bronteksten staat, en wat je als schoonmaakbedrijf nu al op orde kunt hebben. Meer over aanbesteden lees je op het onderwerp inkoop en selectie.

EU Ecolabel voor schoonmaakdiensten: Besluit (EU) 2018/680

Op 2 mei 2018 stelde de Europese Commissie in Besluit (EU) 2018/680 de criteria vast voor het EU Ecolabel voor schoonmaakdiensten binnenshuis. Het gaat om reguliere professionele schoonmaak in kantoren, instellingen en andere publiek toegankelijke gebouwen, inclusief glasbewassing die zonder speciale apparatuur bereikbaar is. Desinfectie, schoonmaak op productielocaties en werk waarbij de klant zelf de middelen levert, vallen buiten het label.

Een bedrijf moet aan zeven verplichte criteria voldoen en daarnaast met optionele criteria minstens 14 punten halen. De verplichte criteria in het kort:

• Middelen. "At least 50 % by volume at purchase of all cleaning products used per year" draagt het EU Ecolabel voor schoonmaakmiddelen voor harde oppervlakken, of een ander officieel erkend ISO 14024 type I-keurmerk. Vrij vertaald: minstens de helft van het ingekochte volume is gecertificeerd. De overige middelen mogen geen stoffen bevatten die het Ecolabel uitsluit.
• Dosering. Personeel heeft doseerapparatuur en doseerinstructies tot zijn beschikking, op locatie of op het eigen bedrijf.
• Microvezel. Minstens 50 procent van de doeken en moppen die per jaar worden gebruikt, is van microvezel.
• Opleiding. Medewerkers en hun leidinggevenden krijgen schriftelijke procedures en training, onder meer over dosering en verdunning.
• Milieumanagement. Een milieubeleid en een actieprogramma met doelen, bijvoorbeeld minder verbruik van middelen.
• Afvalscheiding op het eigen bedrijf en correcte informatie op het label.

Opvallend: het label geldt alleen voor de dienst waarvoor het is aangevraagd. Die moet een gescheiden administratie voeren ten opzichte van andere diensten van hetzelfde bedrijf.

EU GPP-criteria: de inkoopkant van hetzelfde verhaal

Naast het Ecolabel publiceerde de Commissie in 2018 de EU GPP-criteria voor schoonmaakdiensten binnenshuis (SWD(2018) 443). Dat is geen wet en geen keurmerk, maar een set voorbeeldteksten voor overheidsinkopers: "The use of the criteria is voluntary." De teksten zijn opgedeeld in selectiecriteria, technische specificaties, gunningscriteria en contractbepalingen, in een kernvariant en een uitgebreide variant.

Een paar teksten komen direct terug in Nederlandse aanbestedingen:

• Als selectiecriterium mag de inkoper ervaring vragen met opdrachten waarin minstens 50 procent van de schoonmaaktaken met gecertificeerde middelen is uitgevoerd, gestaafd met referenties uit de afgelopen vijf jaar en registraties van personeelstrainingen. Een bedrijf met het EU Ecolabel voor schoonmaakdiensten "will be deemed to comply with the requirements", oftewel: wordt geacht te voldoen.
• In de kernvariant voldoen alle schoonmaakmiddelen aan criterium 1 en 4 van het Ecolabel voor harde oppervlakken (giftigheid voor waterorganismen en uitgesloten stoffen).
• Alle doeken en moppen zijn van microvezel of dragen het Ecolabel voor textiel.
• Als contractbepaling heeft de opdrachtnemer gedurende het hele contract een opleidingsprogramma en rapporteert hij de resultaten van zijn milieumonitoring aan de opdrachtgever.

MVI-criteria voor schoonmaak: wat Nederlandse inkopers overnemen

In Nederland vertaalt de Rijksoverheid deze kaders in de MVI-criteriatool (mvicriteria.nl), waar PIANOo naar verwijst. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen betekent volgens PIANOo dat een organisatie haar inkoop benut "voor het realiseren van meer duurzaamheid en het voorkomen van negatieve effecten op milieu en sociale aspecten". Inkopers kiezen per criterium uit drie ambitieniveaus: basis, significant en ambitieus. Basis sluit niet-duurzame diensten uit met minimumeisen; ambitieus werkt met gunningscriteria die nieuwe oplossingen belonen.

De productgroep Schoonmaak valt onder het cluster Kantoorfaciliteiten en diensten en telt 22 criteria, in juli 2026 bijgewerkt. Voor een schoonmaakbedrijf zijn deze het meest bepalend:

• Een milieumanagementsysteem is een geschiktheidseis op basisniveau: milieubeleid, concrete maatregelen, monitoring en aandacht voor de competentie van medewerkers.
• Reinigers voor vloeren, sanitair, keukens en ramen voldoen aan het EU Ecolabel voor harde oppervlakken of gelijkwaardig.
• Op niveau significant: geconcentreerde middelen met een verdunning van minimaal 1:100, altijd via een doseersysteem, plus een jaarlijkse opgave van namen en volumes.
• Navulbare flacons, gevuld uit grootverpakkingen.
• Al het schoonmaakpersoneel wordt periodiek opgeleid over middelen, dosering, machines, afval en veiligheid. De opdrachtnemer houdt daarvan een overzicht bij met datum en inhoud.
• Handzeep zonder desinfecterende bestanddelen, zeep en tissue met milieukeurmerk, en afvalzakken van minimaal 90 procent gerecycled of biobased materiaal.
• Minimaal 5 procent social return, met een plan van aanpak en periodieke rapportage.
• Als gunningscriterium: een plan van aanpak voor klimaatimpact, inclusief de vervoersbewegingen van medewerkers en het terugdringen van wegwerpplastic.

De tool bevat ook suggesties aan inkopers zelf: "Voer dagschoonmaak in i.p.v. schoonmaak buiten kantooruren, zodat schoonmaakmedewerkers aaneengesloten uren kunnen maken", en hanteer een bodemprijs "om ongezonde onderbieding te voorkomen".

CO2-Prestatieladder als gunningscriterium

De CO2-Prestatieladder van de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKAO) werkt anders. Het is geen eisenlijst, maar een certificaat dat in aanbestedingen op beste prijs-kwaliteitverhouding een fictieve korting of extra punten oplevert. Handboek 4.0 kent drie treden: reductie binnen de eigen organisatie, reductie in de keten en reductie naar nul in 2050. SKAO noemt als voorbeeld 5, 10 en 15 procent korting voor trede 1, 2 en 3; de aanbestedende dienst bepaalt de hoogte zelf.

Op 23 september 2025 publiceerde SKAO de Handreiking Aanbesteden CO2-Prestatieladder 4.0. Belangrijk voor inschrijvers: je hoeft niet gecertificeerd te zijn om mee te doen. Je kunt ook een projectverklaring afgeven en binnen een afgesproken termijn, vaak een jaar, aantonen dat je het niveau haalt. SKAO schrijft: "Partijen die nog niet gecertificeerd zijn of zich niet willen laten certificeren mag u bijvoorbeeld niet uitsluiten van een inschrijving."

De overgang van versie 3.1 naar 4.0 loopt af. Na 14 januari 2027 zijn 3.1-audits niet meer mogelijk en vanaf januari 2027 kan niet meer worden aanbesteed met het gunningscriterium van versie 3.1. ProRail kondigde in juni 2026 aan vanaf 1 januari 2027 versie 4.0 te gebruiken bij aanbestedingen.

Wat betekent dit voor schoonmaakbedrijven?

De vier kaders vragen grotendeels hetzelfde bewijs. Wie dit op orde heeft, kan op vrijwel elke duurzame aanbesteding inschrijven:

1. Een middelenlijst met certificaten. Per product de naam, het keurmerk, het jaarvolume en de factuur. Zowel het Ecolabel als de MVI-eisen rekenen met volumes per jaar.
2. Doseersystemen en instructies op elke locatie, en geconcentreerde middelen waar dat kan.
3. Een opleidingsregister met datum, inhoud en deelnemers. Hoe je instructie laat aankomen bij een meertalig team lees je onder taal en instructie.
4. Een milieumanagementsysteem, al is het basaal: beleid, doelen, maatregelen en een jaarlijkse rapportage. ISO 14001 of EMAS levert in het Ecolabel extra punten op, maar is geen eis.
5. Rapportage per contract over verbruik, afval, social return en uitstoot. Opdrachtgevers nemen dit steeds vaker op als contractbepaling; zie ook kwaliteit en rapportage.
6. Een CO2-voetafdruk van de eigen organisatie, als opstap naar trede 1 van de ladder.

Veelgestelde vragen

Moet een schoonmaakbedrijf het EU Ecolabel hebben om mee te doen aan een aanbesteding? Nee. De GPP- en MVI-teksten laten gelijkwaardig bewijs toe. Het Ecolabel scheelt wel bewijslast, omdat een gecertificeerd bedrijf in de GPP-criteria geacht wordt te voldoen.

Zijn de MVI-criteria verplicht voor overheden? De criteria zijn hulpteksten. De inkoper bepaalt zelf welke hij opneemt en op welk ambitieniveau, en kan niveaus combineren.

Wat levert de CO2-Prestatieladder op in een aanbesteding? Een fictieve korting of extra punten per trede, in de hoogte die de aanbestedende dienst vooraf vastlegt. Zonder certificaat kun je via een projectverklaring meedoen, mits je binnen de afgesproken termijn aantoont dat je het niveau haalt.

Dit artikel is geen juridisch advies.